Ein weiterer Schritt zur Digitalisierung
Zum Jahreswechsel hat Deutschland einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung gemacht: Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Diese Rechnungen werden elektronisch in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format übermittelt. Es gibt verschiedene Standardformate, darunter ZUGFeRD und XRechnung. Ein fester Übertragungsweg ist nicht vorgeschrieben – vorerst können E-Rechnungen also weiterhin per E-Mail versendet werden, mit allen damit verbundenen Vor- und Nachteilen.
Die Vorteile von E-Rechnungen
Der größte Vorteil von E-Rechnungen liegt darin, dass sie direkt von IT-Systemen verarbeitet werden können. Dadurch entfällt das manuelle Erfassen von Daten, was Fehler reduziert und Prozesse beschleunigt. Dies führt zu weniger Aufwand, einer schnelleren Zahlungsabwicklung und einer zügigeren Schadenregulierung.
Wichtige Anforderungen an das ZUGFeRD-Format
In Deutschland ist das ZUGFeRD-Format besonders verbreitet. Es kombiniert eine PDF-Rechnung mit einer eingebetteten XML-Datei, die die strukturierten Daten enthält. Idealerweise wird die PDF-Datei direkt aus der XML-Datei generiert, sodass alle relevanten Informationen sowohl visuell als auch maschinenlesbar verfügbar sind.
In der Praxis kommt es jedoch häufig vor, dass ein XML-Anhang nachträglich in eine bestehende Rechnung eingefügt wird. Das kann dazu führen, dass wichtige Informationen in der XML-Datei fehlen, was eine manuelle Nachbearbeitung nötig macht. Um solche Probleme zu vermeiden, haben wir eine Informationsseite für Sie erstellt. Dort finden Sie – übersichtlich zusammengestellt – Best Practices und hilfreiche technische Hinweise sowie Beispiel-Dateien zur Übermittlung von Fahrzeugdaten oder zur Abbildung der Altteilsteuer in E-Rechnungen.
Ausblick: Die Verpflichtung, E-Rechnungen auch zu versenden, tritt erst am 1. Januar 2027 in Kraft. Bis dahin bleibt genügend Zeit, um den digitalen Rechnungsprozess optimal umzusetzen – für effizientere Abläufe und weniger manuellen Aufwand.
Mehr Informationen zu E-Rechnungen bei CarGarantie.
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